FUNGSI

FUNGSI JABATAN

Jabatan Hal Ehwal Akademik (JHEA) diletakkan di bawah pengawasan dan penyeliaan Pengarah JHEA selaku Ketua Jabatan dan diletakkan di bawah portfolio Timbalan Rektor Akademik & Antarabangsa dengan pecahan sub-unit seperti berikut :-

  1. Unit Khidmat Pelajar
  2. Unit Aset & Fasiliti Akademik
  3. Unit Pengkuliahan & Penjadualan 
  4. Unit Pemantauan Pengajaran
  5. Unit Peperiksaan

PERIHAL UNIT JABATAN

Unit pentadbiran adalah unit di Jabatan Hal Ehwal Akademik (JHEA) yang bertanggungjawab untuk semua aspek berkaitan segala bidang-bidang unit JHEA. Unit ini diketuai oleh dua (2) Penolong Pendaftar dan dibantu oleh pen. pegawai teknologi maklumat, pen. pegawai tadbir,dua (2) Juruteknik Komputer dan pembantu operasi. Unit ini bertanggungjawab dalam pentadbiran jabatan JHEA.

Berikut adalah aktiviti di unit ini: –

  1. Memastikan kejayaan KPI Pelan Strategik jabatan.
  2. Sekretariat Mesyuarat Senat Universiti, Mesyuarat Eksekutif Jabatan, dan Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Jabatan.
  3. Menguruskan urusan kewangan seperti belanjawan, perolehan, pembayaran, tuntutan perjalanan, dan wang tunai kecil jabatan.
  4. Menguruskan penyediaan myPortfolio, Keterangan Kerja Kakitangan, dan Carta Organisasi Jabatan.
  5. Mengendalikan Sistem Pengurusan Fail.
  6. Memantau keperluan latihan kakitangan.
  7. Menyimpan rekod cuti dan kehadiran kakitangan.
  8. Mengendalikan pengurusan aset, inventori, dan fasiliti.
  9. Memantau perkara hal-hal perkhidmatan seperti perkhidmatan kaunter, pertanyaan, cadangan, dan aduan pelanggan.
  10. Mengendalikan pelaksanaan program 5S dan KIK Jabatan.
  11. Mengurus penyelenggaraan dan kemas kini laman web Jabatan.
  12. Pantau urusan keselamatan dan risiko jabatan.

Unit aset dan fasiliti adalah unit di Jabatan Hal Ehwal Akademik (JHEA) yang bertanggungjawab untuk semua aspek berkaitan aset,inventori dan fasiliti. Unit ini diketuai oleh Penolong Pendaftar dan dibantu oleh dua (2) Juruteknik Komputer. Unit ini bertanggungjawab dalam menguruskan kegunaan peralatan,kelengkapan di setiap fasiliti berada di dalam keadaan yang baik.

Berikut adalah aktiviti di unit ini: –

  • Menyediakan dan memastikan semua pelajar tempatan dan antarabangsa mendapat Buku Panduan Akademik
  • Memberikan maklumat berkaitan program yang diperlukan pelajar
  • Menerima aduan berkaitan masalah pengajaran dan pembelajaran pelajar
  • Mengurus pengesahan dokumentasi pelajar dengan pihak luar
  • Menganjurkan program akademik yang melibatkan kerjasama dengan pihak luar
  • Melaksanakan mobiliti pelajar dalam dan luar Negara
  • Menyediakan laporan program dan aktiviti pengantarabangsaan
  • Merancang, menjalankan serta menyelaras sebarang aktiviti pengantarabangsaan yang melibatkan pelajar bersama pihak-pihak berkepentingan
  • Memastikan sebarang aktiviti pengantarabangsaan dilaksanakan mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan
  • Menguruskan perlaksanaan dan penawaran kursus pendek dan program mobiliti yang melibatkan pelajar
  • Memantau hal ehwal berkaitan perkhidmatan seperti perkhidmatan kaunter,pertanyaan, cadangan dan aduan pelanggan

Unit aset dan fasiliti adalah unit di Jabatan Hal Ehwal Akademik (JHEA) yang bertanggungjawab untuk semua aspek berkaitan aset,inventori dan fasiliti. Unit ini diketuai oleh Penolong Pendaftar dan dibantu oleh dua (2) Juruteknik Komputer. Unit ini bertanggungjawab dalam menguruskan kegunaan peralatan,kelengkapan di setiap fasiliti berada di dalam keadaan yang baik.

Berikut adalah aktiviti di unit ini: –

  • Mengurus dan memastikan semua Dewan Kuliah, Bilik Kuliah dan Bilik Tutorial dilengkapi fasiliti pengajaran dan pembelajaran.

  • Memastikan segala kemudahan fasiliti dan aset akademik diselia dan berfungsi dengan baik.

  • Mengurus dan memastikan ketersediaan alat bantuan mengajar untuk kegunaan pensyarah dan pelajar

  • Menguruskan permohonan penggunaan Dewan Kuliah, Bilik Kuliah dan Bilik Tutorial

  • Menguruskan permohonan pinjaman alat bantuan mengajar untuk kegunaan pensyarah dan pelajar

  • Menguruskan aduan kerosakan dan baikpulih fasiliti akademik

  • Mengurus dan memastikan ketersediaan fasiliti akademik untuk tujuan peperiksaan

  • Mengurus dan menjana laporan penyelenggaraan fasiliti pengajaran dan pembelajaran

  • Memantau infrastruktur dewan / bilik kuliah bersama JPP

  • Mengendalikan pengurusan tempahan bilik Mesyuarat

  • Menyelenggara seluruh fasiliti dan aset akademik dengan cekap dan berkesan bagi memastikan aktiviti pengajaran dan pembelajaran yang dijalankan dapat berfungsi dengan sempurna

  • Mengurus dan memastikan sistem fail mengikut prosedur dan dikemaskini serta tersusun

  • Memantau hal ehwal berkaitan perkhidmatan seperti perkhidmatan kaunter,pertanyaan, cadangan dan aduan pelanggan

Sejajar dengan objektif universiti untuk mencapai status antarabangsa, Jabatan Hal Ehwal Akademik telah menubuhkan beberapa unit dengan tugas dan tujuan tertentu. Salah satu unit terpenting di Jabatan Hal Ehwal Akademik adalah unit kuliah dan penjadualan.

Berikut adalah aktiviti di unit ini: –

  • Mengurus penawaran kursus setiap semester untuk ditawarkan kepada semua pelajar (Diploma dan Ijazah Sarjana Muda)
  • Mengurus pendaftaran kursus kepada semua pelajar semasa Pra
  • Pendaftaran kursus yang dibuat secara atas talian (online)
  • Mengurus tambah gugur kursus (minggu add-drop)
  • Mengurus dan memastikan semua pelajar membuat semakan pendaftaran kursus dengan meminta fakulti mengeluarkan penawaran kursus untuk semakan pelajar.
  • Mengurus pengecualian kredit dan pemindahan kredit
  • Mengurus penambahan semester pengajian oleh pelajar
  • Mengurus dan memantau senarai pelajar mengikut kumpulan kursus dan kehadiran ke kuliah
  • Mengurus rekod beban tugas pensyarah
  • Urusetia pemantauan infrastruktur dewan/bilik kuliah bersama JPP
  • Mengurus penyediaan statistik untuk permohonan pihak luar dan dalam universiti
  • Mengurus semua rekod profil pelajar secara manual dan berkomputer di peringkat jabatan
  • Menjana, mengurus dan memastikan jadual kuliah setiap semester lengkap dan kemas serta memenuhi tuntutan proses pengajaran dan pembelajaran
  • Mengurus Bilik Fail
  • Mengurus hal-hal berkaitan menyediakan statistik unjuran untuk pihak Fakulti
  • Menganalisis dan mengkaji trend statistik pelajar (Kemasukan, Enrolmen dan Keluaran) peringkat jabatan
  • Menyemak data di dalam sistem KMS berkaitan pendaftaran,peperiksaan dan pengijazahan peringkat jabatan
  • Mengurus rekod dan maklumat berkenaan Istiadat Konvokesyen dan statistik graduan
  • Menyelaras kandungan dan maklumat laman sesawang (web) Jabatan Hal Ehwal Akademik

Unit pemantauan pembelajaran adalah satu unit menilai dan memantau segala aktiviti pembelajaran dan pelajaran (PdP) agar dapat berjalan dengan lancar. Ianya mengandungi pemantauan dari segala aspek mengliputi pensyarah dan pelajar.

Berikut adalah aktiviti di unit ini: –

  • Merancang dan menjana Takwim Akademik di peringkat Universiti bagi setiap semester dan sidang akademik
  • Merancang dan menjana Takwim Perancangan Proses Pelaksanaan PdP di peringkat Universiti bagi setiap semester dan sidang akademik
  • Merancang dan mengawalselia proses pemantauan aktiviti pengajaran dan pembelajaran (PdP) mengikut Takwim Perancangan Proses Pelaksanaan PdP yang telah disediakan
  • Membincang status pelaksanaan dan dapatan pemantauan PdP di dalam Mesyuarat Jawatankuasa PdP
  • Membentang status pelaksanaan dan dapatan pemantauan PdP KUIPs di dalam Mesyuarat Senat
  • Merancang dan mengawalselia pelaksanaan aktiviti PdP mengikut Jadual Waktu yang telah dikeluarkan
  • Mengurus dan mengawalselia proses penilaian pensyarah oleh pelajar
  • Melaporkan dapatan penilaian pensyarah oleh pelajar di dalam Mesyuarat Jawatankuasa PdP
  • Menguruskan aduan atau pemakluman berkenaan ketidakpatuhan aktiviti PdP mengikut Takwim dan Jadual Waktu yang telah ditetapkan
  • Melaksanakan pemantauan mengikut perancangan jabatan dan garis panduan yang telah ditetapkan
  • Memastikan pelaksanaan jadual PdP dan penyampaian dilaksanakan bagi mencapai hasil yang disasarkan
  • Memastikan proses cerapan ke atas aktiviti PdP berlangsung setiap sidang.
  • Memastikan laporan dan dapatan cerapan dibentangkan diperingkat Jawatankuasa berkenaan
  • Mengurus dan mengawal selia buku panduan

Unit Peperiksaan adalah unit di Jabatan Hal Ehwal Akademik (JHEA) yang bertanggungjawab untuk semua aspek peperiksaan pelajar. Unit ini diketuai oleh Penolong Pendaftar dan dibantu oleh Penolong Pegawai Tadbir. Unit Peperiksaan adalah unit penting dan bertanggungjawab dalam menguruskan peperiksaan pelajar serta semua perkara yang berkaitan dengan markah dan gred, serta keputusan sebelum tamat pengajian.

Berikut adalah aktiviti di unit ini: –

  • Menguruskan taklimat peraturan peperiksaan kepada pelajar dan pensyarah
  • Menjana dan mengurus persiapan jadual waktu peperiksaan setiap semester
  • Memastikan tempoh pelaksanaan peperiksaan mengikut takwim
  • Mengurus persediaan keperluan dan peralatan dan persiapan tempat peperiksaan setiap semester
  • Mengurus percetakan soalan peperiksaan akhir dan penyerahan soalan peperiksaan
  • Memastikan soalan peperiksaaan akhir dihantar mengikut masa yang telah ditetapkan bersama dengan borang vetting yang lengkap oleh pihak fakulti
  • Memastikan format peperiksaan akhir mengikut garis panduan yang telah ditetapkan
  • Mengurus dan memastikan perjalanan peperiksaan akhir semester berjalan lancar
  • Memantau proses kemasukan markah penilaian pelajar oleh pensyarah ke dalam Sistem KMS
  • Mengurus perlantikan Ketua Pengawas dan Pengawas Peperiksaan
  • Mengurus pelantikan Pembantu Peperiksaan Sambilan
  • Membantu penyediaan bahan kes Kecurangan Akademik
  • Mengurus pengeluaran slip menduduki peperiksaan
  • Mengurus pengeluaran slip keputusan peperiksaan
  • Mengurus proses keputusan peperiksaan
  • Mengurus pengeluaran keputusan peperiksaan pelajar
  • Mengurus rayuan semak semula keputusan peperiksaan akhir
  • Membantu menguruskan peperiksaan khas, gantian dan ulangan
  • Menguruskan rayuan daripada pelajar yang merayu setelah diberhentikan akibat menipu di dalam peperiksaan
  • Mengumpul kertas-kertas peperiksaan.
  • Menyimpan soalan di dalam bank soalan
  • Mencetak kertas-kertas soalan
  • Menyediakan keputusan peperiksaan untuk rujukan semua jabatan berkaitan dengan kebenaran
  • Mengemaskini pangkalan data peperiksaan.
  • Menyediakan laporan peperiksaan akhir setiap semester
  • Mengurus dan memastikan sistem fail mengikut prosedur dan dikemaskini serta tersusun.
  • Memantau hal ehwal berkaitan perkhidmatan seperti perkhidmatan kaunter, pertanyaan, cadangan dan aduan pelanggan